7 consejos para gastar un 50% menos de tiempo en las reuniones y hacerlas 100% más productivas

La gestión del tiempo es uno de los procesos más importantes que todo empresario debe prestar atención porque el tiempo es dinero y pasar demasiado tiempo en actividades específicas puede conducir a una disminución en la eficiencia, la productividad y, lo más importante, la eficacia.

Cuando usted piensa en cuánto tiempo pasa en reuniones de negocios en una semana de trabajo, ¿está completamente satisfecho con el tiempo y los resultados que salen de esas reuniones? o ¿está abrumado y estresado porque simplemente no puede manejar su Tiempo efectivamente y completar todas sus tareas de manera eficiente? Si este último es su caso, esto es lo que puede hacer para pasar la mitad del tiempo que suele hacer en sus reuniones y asegurarse de que son mucho más productivos.

1. Inicio y finalización a tiempo

El tiempo es, literalmente, esencial cuando se trata de dirigir un negocio, porque usted debe ser capaz de asegurarse de que el funcionamiento de cada negocio se ejecute sin problemas, para que no se atrasen y ni perder cualquier plazo. La falta de plazos definitivamente no se desarrollará la imagen de un profesional, por no mencionar que podría arriesgarse a perder a sus clientes.

Por lo tanto, siempre debe iniciar sus reuniones a tiempo porque, si no lo hace, ya estará atrasado y todo su día de trabajo no será productivo. Tan importante como comenzar sus reuniones a tiempo es terminarlas a tiempo y las dos van de la mano.

Si logra hacer eso, no solo administrará su tiempo con eficacia, sino que también demostrará que valora el tiempo de toda su planilla. Como resultado, sus empleados serán más productivos y realmente van a querer contribuir al éxito de su empresa.

2. Prohibir las distracciones

Las distracciones, como los teléfonos móviles, iPads, tabletas o cualquier otro gadget tecnológico, deben ser estrictamente prohibidas en sus reuniones porque, después de todo, distraen. Notificaciones de medios sociales, notificaciones push, SMS, correos electrónicos y muchas otras alertas: los teléfonos no dejan de zumbar. ¿Cómo se puede realizar una reunión eficaz que no durará horas y horas si los asistentes siguen mirando a sus teléfonos?

Todos deben apagar sus teléfonos y otros gadgets durante cada reunión. Sólo entonces tendrá toda la atención de todo el mundo, lo que sin duda dará lugar a su mayor productividad y, por lo tanto, sus operaciones diarias serán mucho más eficientes, dando lugar a beneficios reales.

3. Establecer el orden del día para cada reunión y atenerse a ella

Usted necesita preparar cuidadosamente la agenda para cada una de sus reuniones, para que pueda estar seguro de que todo lo importante será cubierto y no se pierda nada. Cuando establezca su agenda, debe enviarla a los asistentes de la reunión 24 horas antes de la reunión, porque puede ayudarles a tener un sentido de dirección y prepararse para la reunión.

Además, asegúrese de que se adhieren a su agenda, para que no deje a nadie confundido y, lo más importante, para que su reunión no toma más tiempo de lo debido, porque la productividad dentro de su empresa se vería afectada negativamente de lo contrario.

4. Si su reunión es presencial, intente realizar la reunión de pie

Muchas empresas están adaptando cada vez más reuniones de pie, porque resultan ser muy eficaces, mientras que parecen reuniones casuales donde, tal vez, beber café o té con los miembros de su equipo antes de comenzar realmente su día de trabajo.

Las reuniones de pie suelen celebrarse mientras todo el mundo está de pie, pero, por supuesto, se puede ajustar de cualquier manera que desee y dar su propio toque personal. Son cortas y la razón principal para mantenerlas es compartir actualizaciones de estado y delegar tareas para el día.

Por lo tanto, trate de realizar reuniones diarias de pie donde cada participante participará por igual. Puede utilizar una pizarra, por ejemplo, o una pizarra con post-its, para que todos puedan tener una visión clara de lo que necesitan hacer.

5. Asegúrese de que todos contribuyan

Muchas reuniones de negocios son ineficaces porque no todos los asistentes realmente participan. Los extrovertidos tienden a ser los que hacen todas las preguntas y comparten la mayoría de las ideas, mientras que los introvertidos tienden a parecerse desenganchados.

Usted debe animar a todos a participar por igual y sentirse libre de pedir cualquier cosa con respecto a la agenda diaria. Más importante aún, animarlos a compartir ideas, porque nunca se sabe cuándo alguien puede llegar a un avance increíble que podría ser de gran importancia para su empresa.

6. Finalizar una reunión con un acuerdo claro sobre los próximos pasos

Si termina una reunión sin indicar claramente lo que todo el mundo necesita hacer a continuación, lo que conseguirá será empleados confundidos que no tienen idea de lo que deben hacer. No sólo su reunión será una completa pérdida de tiempo valioso, también tendrá que celebrar otra reunión para discutir todo lo que ya tenía.

Para utilizar su tiempo de manera eficiente y para que cada reunión sea muy productiva, asegúrese de terminar todas y cada una de sus reuniones con un acuerdo claro sobre todo lo que debe hacerse a continuación y sus empleados sin duda podrán seguir y saber qué hacer.

7. Centralizar el contenido

Usted debe asegurarse de que los participantes de sus reuniones tengan acceso al resultado de cada reunión a la que asisten, para que tengan una visión clara del contenido necesario. Puede hacerlo usando una  solución de gestión de documentos, que le permitirá centralizar su contenido, es decir, crear una base de datos central para su contenido que estará disponible para cualquier persona involucrada en sus proyectos.

Estos consejos están garantizados para ayudarle a gastar una menor cantidad de tiempo en sus reuniones, mientras que los hacen 100% más productivos, así que asegúrese de empezar a aplicar de inmediato.

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