Cómo crear un plan de comunicación para la Gestión de Proyectos
Cuando comienza un proyecto, lo primero que debe hacer es crear un plan del mismo. Será un documento diseñado para realizar el control y seguir la ejecución del proyecto. Con otras palabras, el plan establece tareas, hitos y entregas y asigna personas a cada tarea. Hay una gran cantidad de datos y esfuerzos que incluye la creación de un plan de proyecto. Sin embargo, hay una cosa que no incluye, pero esa cosa puede poner en peligro todo lo planeado.
La comunicación es una parte importante de cada proyecto, pero, como sucede a menudo, las dos partes involucradas en el proyecto, el cliente y el contratista, asumen que ambos están interesados en la finalización exitosa del proyecto. Este no es siempre el caso. Si bien el contratista tiene la gran responsabilidad de ejecutar el proyecto, los clientes a menudo no se dan cuenta de la cantidad de información que se necesita. El Plan de Comunicación del Proyecto ayuda al contratista a involucrar al cliente, al mismo tiempo que establece los estándares y la frecuencia de comunicación que funcionan para ambas partes.
¿Qué es un Plan de Comunicación del Proyecto?
Un Plan de Comunicación del Proyecto es un documento que define cuándo, cómo y qué tipo de información se comparte con las partes interesadas y qué aporte se espera de su parte. No todos los proyectos necesitan un plan de comunicación del proyecto. Los proyectos a gran escala con múltiples partes interesadas probablemente experimentarán algunos problemas si los interesados no están completamente comprometidos con la construcción de patrones de comunicación extensos. Los proyectos pequeños, por otro lado, implican un número limitado de partes interesadas y patrones de comunicación simplificados, por lo que un Plan de Comunicación del Proyecto sería redundante.
Lo más importante que debe recordar sobre un Plan de comunicación del proyecto es que su objetivo principal es acercar a todos a la misma página. Como contratista, Usted obtiene la garantía de una respuesta oportuna que le permite avanzar en el proyecto, mientras que como cliente obtiene un plan de comunicación claro a base del cual puede programar otras actividades y proyectos. En última instancia, un Plan de Comunicación del Proyecto es beneficioso para ambas partes.
¿Por qué es necesario crear un plan de comunicación del proyecto?
Además de mantener a todos en la misma página, estos son algunos otros beneficios de un Plan de Comunicación del Proyecto:
- Eliminar la comunicación innecesaria
Todo el mundo detesta reuniones excesivas y llamadas de conferencia que no arrojan ningún resultado. El Plan de Comunicación del Proyecto establece la cantidad de contacto necesaria para el proyecto y evita perder el tiempo de todos.
- Construir mejores relaciones
El plan de proyecto se trata de producir un gran trabajo, un plan de comunicación del proyecto se trata de mantener las conexiones. Ningún proyecto puede sobrevivir sin una comprensión clara de las expectativas. Un plan de comunicación del proyecto le ayuda a establecer las expectativas correctas y a proporcionar un alto nivel de servicio de comunicación.
- Separar la hierba de la paja
Hay mucha comunicación en curso alrededor del proyecto, pero no es necesario transmitir todo al cliente. Usted no quiere abrumar al cliente con demasiada información y retrasar la toma de decisiones. El Plan de comunicación del proyecto le ayuda a determinar qué información debe ser transmitida al cliente y qué información puede permanecer dentro del equipo.
¿Cómo crear un plan de comunicación del proyecto?
No hay reglas establecidas para crear un Plan de Gestión del Proyecto, pero aquí tiene instrucciones generales:
1. Definir los objetivos
Antes de comenzar a crear un Plan de comunicación del proyecto, consulte primero si realmente lo necesita. Comprender los objetivos le ayudará a determinar cómo un Plan de Comunicación del Proyecto entra en la imagen más grande del proyecto. Sus objetivos pueden incluir: mantener informados a los interesados sobre las necesidades del proyecto, brindar oportunidades para recabar opiniones, proporcionar comentarios y explicaciones para acompañar los productos del proyecto.
2. Completar las preferencias de información y comunicación de las partes interesadas
El siguiente paso es enumerar todas las partes interesadas, su información de contacto, registrar sus preferencias de comunicación y disponibilidad. Esta parte del Plan de comunicación del proyecto le ayudará a ver quién está exactamente involucrado en el proyecto desde el lado del cliente y qué nivel de participación se requiere de cada parte interesada. También es posible que desee anotar sus comentarios personales junto a cada parte interesada; esto garantizará un enfoque personal y le ayudará a brindar una excelente experiencia al cliente.
3. Hacer una lista de lo que se compartirá
Existe cierta información que siempre permanecerá interna, como las conversaciones entre los miembros del equipo y el estado de las subtareas. Y luego, hay información que debe compartirse con el cliente, como la línea de tiempo del proyecto y las banderas de presupuesto, el estado de las tareas, los hitos y las solicitudes de información del cliente. Lo que quiere Usted es tener una comprensión completa de cada tipo de información y anotarlo en su Plan de comunicación del proyecto, delineando qué se compartirá y por qué es importante compartir este tipo de información.
4. Crear una lista de tipos de comunicación
Los tipos de comunicación varían desde reuniones semanales hasta correos electrónicos diarios. A medida que crea una lista, piense qué tipos de comunicación le ayudarán a mantener informados a los interesados, en lugar de crear cadenas de comunicación redundantes para mostrarle al cliente que está ocupado trabajando en el proyecto. Describa cada tipo de comunicación en detalle: ¿Qué implica cada tipo de comunicación? ¿Qué tipo de aporte se espera de las partes interesadas? ¿Cómo se entregará la información? ¿Cuáles son las acciones de seguimiento?
5. Definir herramientas y canales de comunicación
Por último, no quiere que el cliente se pierda en la multitud de canales de comunicación. Entre las herramientas de gestión de proyectos, los gestores de correo electrónico, los chats y los mensajeros elija los canales que funcionan tanto para Usted como para el cliente. Lo mejor es que el proyecto tenga un espacio dedicado donde toda la información se comparta. Por lo general, este espacio dedicado es una herramienta de gestión de proyectos. Antes de comenzar a trabajar en el proyecto, asegúrese de comunicarle al cliente cómo está configurada la herramienta de gestión del proyecto y qué tipo de participación del cliente se espera. La información sobre la herramienta de gestión de proyectos utilizada por el equipo también debe incluirse en el Plan de comunicación del proyecto.
Su trabajo como gerente de proyectos no finaliza una vez que se complete el Plan de comunicación del proyecto. Debe presentar el plan al cliente y hacer que lo acepte. Incluso cuando el cliente acepta el plan, no significa automáticamente que lo seguirán. Como gerente de proyecto, necesita recordarle constantemente al cliente que para que el proyecto funcione sin problemas, la adhesión al Plan de comunicación del proyecto es imprescindible. Pero incluso en una situación ideal donde ambas partes entiendan sus responsabilidades y estén entusiasmadas de trabajar en el proyecto, un Plan de Comunicación del Proyecto aprobado sirve como un testimonio adicional de la dedicación del cliente al éxito del proyecto.
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