¿Qué es la gestión de riesgos? Una guía sencilla para principiantes de Project Management
Dicen que la vida es lo que sucede mientras estás ocupado haciendo otros planes. En los negocios, sin embargo, la planificación lo es todo. No hay entrega de calidad sin un proyecto pre-planificado, así como no hay un proyecto fructífero sin un sólido plan de gestión de riesgos.
1. ¿Qué es y por qué es importante?
La gestión de riesgos debe ser un proceso proactivo y continuo. Por definición, implica la identificación y el análisis de un problema detectado, seguido por un plan de respuesta que determina una solución. En lugar de ocuparse de los posibles problemas a la medida que estos ocurren, la gestión del riesgo predica su posible curso.
En consecuencia, el objetivo principal de esta práctica va más allá de la resolución de problemas. Más importante aún, la gestión de riesgos debe predecir, cuantificar y priorizar los reveses potenciales mucho antes de que sucedan, asegurando así su prevención. Está en sus intereses tener como un objetivo la prevención de las posibles amenazas para poder completar sus proyectos a tiempo, en forma y dentro del presupuesto planificado.
De hecho, una mala gestión del riesgo es una de las principales razones por las que los proyectos se derrumban. Estudios revelan que “Por cada mil millones de dólares invertidos en los Estados Unidos, 122 millones de dólares se desperdician debido a la falta de rendimiento del proyecto”.
2. Cuatro sencillos pasos del proceso de gestión de riesgos
No sólo la gestión de riesgos puede ayudarle a mejorar el rendimiento del proyecto, sino que realmente ahorra dinero. Todos los involucrados quieren ver un proyecto que se ejecute sin problemas y terminar a tiempo, y la única manera de asegurar que es mediante la aplicación de un proceso sistemático de gestión de riesgos. Esto es lo que debe incluir:
Paso 1: identificar los riesgos
Algunos gerentes alientan a sus miembros del equipo a predecir los posibles riesgos del proyecto por su cuenta, mientras que otros insisten en las sesiones de un espacio compartido llamado “lluvia de ideas” de grupo durante las cuales los problemas previstos se descubren, se reconocen y se describen.
Paso 2: analizar los riesgos
Este paso consiste en medir un probable impacto y las consecuencias de esos riesgos, pero también determina su probabilidad.
Paso 3: hacer un plan de contingencia
También denominada como Planificación de la Respuesta de Riesgo, esta fase en el proceso de gestión de riesgos consiste en varios escalones. Los cuales vamos a desarrollar en una sección aparte, pero esencialmente se reduce a la prevención y el tratamiento de ciertas amenazas del proyecto.
Paso 4: monitorear y controlar los riesgos
Como hemos mencionado anteriormente, la gestión de riesgos es un proceso continuo. Posibles problemas deben ser abordados por adelantado, mientras que el plan de contingencia real debe ser revisado cada vez que Usted alcanza un nuevo hito y en cada fase consecutiva del proyecto.
3. Ejemplos típicos de riesgos de un proyecto
Los investigadores y los gerentes coinciden en que el costo, el calendario y el desempeño son los tres mayores riesgos para el éxito de la terminación del proyecto. Junto con la expansión del alcance, un pobre presupuesto y la estimación de los plazos pueden establecer un proyecto para el fracaso incluso antes de que se haya iniciado, mientras que la ineficiencia, la falta de comunicación y la gestión inconsistente del flujo de trabajo con frecuencia contribuyen a entregar deficientes resultados.
Desafortunadamente, no son los únicos. Algunos riesgos del proyecto pueden deslizarse desapercibidos, y lo menos que podemos hacer es decirle dónde buscar. Preste atención a la dinámica del mercado, ya que la subestimación de la terminación puede disminuir el éxito de su proyecto. Los riesgos legales y las amenazas asociadas con peligros externos también son algo a considerar.
Sin embargo, el peligro más inmediato proviene de una gobernabilidad inadecuada, errores estratégicos y operacionales. Un gerente de proyecto exitoso siempre debe mantener un ojo vigilante sobre los procesos internos, asegurando así que cada estrategia tenga un sentido y que todos los involucrados sepan cómo, cuándo y qué costo manejar de las tareas individuales del proyecto.
4. Análisis del riesgo: probabilidad e impacto
La gestión de riesgos no consiste en pensar en lo que puede salir mal, sino en maniobrar en torno a problemas realistas y predecibles. Usted encontrará que algunas predicciones son tan exageradas que abordarlas significaría una pérdida innecesaria de valioso tiempo. Es por eso que cada riesgo identificado debe ser analizado y tratado en consecuencia.
En este paso, un gerente de proyecto debe evaluar la probabilidad de problemas probables y determinar si son una amenaza o no. Los que lo hacen deben ser priorizados y categorizados con dos criterios específicos en mente: la probabilidad de ocurrencia y el nivel de impacto. Dado que la prevención es el objetivo último aquí, trate de no centrarse en el problema en sí, tanto como en la determinación de su causa raíz.
5. Respuesta al riesgo: prevención y tratamiento
A partir de ahí, debe desarrollar su plan de contingencia en dos direcciones: prevención y tratamiento. La primera abordará la causa de la raíz mencionada y establecerá medidas para su eliminación. Es el escenario ideal, en el que la amenaza es cortada en el brote y eliminada antes de ocurrir.
La parte de tratamiento de la respuesta al riesgo se ocupa de la eventualidad de que ocurra un problema a pesar de la prevención. Es donde Usted debe pensar en las soluciones reales para la gestión de los riesgos identificados, y desarrollar un marco de acciones para su resolución. A continuación, se muestra cómo debe aparecer la respuesta al riesgo en el papel:
Paso 1: evitar
Identifique la fuente para eliminar el riesgo por completo.
Paso 2:moderar
Reducir la probabilidad del riesgo para disminuir su impacto y consecuencias monetarias.
Paso 3:aceptar
Aceptar que la evitación y la moderación han fracasado y poner el plan de contingencia en acción.
6. Monitoreo de riesgos: revaluación y control
Un plan de gestión de riesgos completamente desarrollado le da una mayor flexibilidad cuando se trata de la ejecución de proyectos y la resolución de problemas. Pero, tenga en cuenta que un borrador de contingencia no es un material de cajón: no tiene sentido identificar amenazas y establecer soluciones si no supervisa y controla lo que está sucediendo a lo largo del proceso.
En lugar de practicarla por separado, incluya su protocolo de gestión de riesgos en una estructura de separación del proyecto. De esta manera, el monitoreo periódico, pero regular, puede convertirse en parte del calendario general, y cada hito puede ser seguido por una reevaluación de la eficacia de la gestión de riesgos. También es una buena oportunidad para echar un vistazo a lo que está por delante e identificar nuevos riesgos que pueden o no ser obvios desde el principio.
En caso de que sea nuevo en la gestión de proyectos, seremos brutalmente honestos: por una razón u otra, alrededor de un tercio de los proyectos nunca llega a su finalización. Con tanta gente y requisitos involucrados, no se puede prever todo. La gestión de riesgos puede erradicar la mayoría de las incertidumbres, asegurando así unos mínimos retrocesos y resultados estelares.
